Informations générales

Référence

2023-576  

Structure d'emploi

DAG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire de direction joue le rôle d'interface entre tous les acteurs du service et le directeur. Collaborateur essentiel du directeur, il est chargé de gérer les appels, les mails, l'agenda du directeur, le suivi du courrier et intervient sur différents dossiers en relation avec le ministère de tutelle.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer l'agenda du directeur, prendre et organiser les rendez-vous du directeur ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions ;
- Organiser sur un plan administratif (OD, réquisitions, bon de commande, etc.), les missions et les déplacements du personnel de la direction ;
- Diriger l'équipe qui assure la gestion du courrier arrivée/départ ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers présentés en conseil des ministres ;
- Assurer la relation avec le secrétariat du ministère de tutelle dans le suivi de certains dossiers ;
- Superviser la fonction « accueil du public » au sein de la direction ;
- Assurer en tant que de besoin le suivi de la remise des documents sollicités auprès des responsables des bureaux et des cellules ;
- Conseiller et former les secrétariats des différentes entités composant la Direction de l'agriculture.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat, comptabilité

Compétences

- Connaissance de l'organisation des institutions de la PF, de l'administration et son circuit administratif ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service ;
- Maîtrise des techniques de bureautique (prise de note, rédaction, etc.) et de communication (Internet, outlook express, etc.) ;
- Maîtrise des logiciels (Word, Excel, Mata'ara, Poly-Gf) ;
- Maîtrise de la langue française (écrit et oral) ;
- Application des règles d'usage et des procédures administratives ;
- Rédaction des courriers ou des notes à partir de consignes orales ou écrites ;
- Rassemblement mise en forme (tableaux, etc.) de différents travaux de secrétariat du service ;
- Adaptation à un rythme de travail et à des méthodes de travail spécifiques ;
- Gestion et hiérarchisation de l'urgence des demandes ;
- Respect de la confidentialité des informations traitées et communiquées ;
- Rigueur, polyvalence, méthodologie, esprit d'équipe et d'initiative ;
- Notions de la langue tahitienne, anglaise ou autres.

Expérience professionnelle souhaitée

- Expérience souhaitée dans un poste similaire ;
- Pratique des logiciels utilisés (Word, Excel, Poly-Gf, Mataara, Outlook express, etc.).

Vacance du poste

Date de vacance du poste

30/11/2023