Informations générales

Référence

2023-627  

Structure d'emploi

DSFE

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de la COTOREP

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Sous l'autorité du responsable de cellule et dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle, l'agent assure l'accueil du public liées à la Commission technique d'Orientation et de Reclassement Professionnel (COTOREP) et la prise en charge des différentes activités de secrétariat.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil téléphonique et physique ainsi que l'information des usagers ;
- Réceptionner les courriers des usagers, des partenaires et des circonscriptions ;
- Suivre la gestion des dossiers physiques et numériques ;
- Saisir des données numériques des dossiers des usagers ;
- Informer et faciliter l'accès aux documents nécessaires pour toutes démarches administratives ;
- Dupliquer et relier les documents ;
- Saisir les informations dans une base de données et s'assurer d'une mise à jour régulière des tableaux de suivis ;
- Classer et archiver les dossiers de séances.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissance du cadre règlementaire et des procédures liées à la COTOREP ;
- Sensibilisation aux problématiques des publics vulnérables ;
- Maîtrise de l'outil informatique (word, excel…) ;
- Connaissance de la langue polynésienne ;
- Connaissance des techniques de secrétariat ;
- Maîtriser la rédaction des actes administratifs (GEDA) ;
- Connaissance des règles de classement et d'archivage ;
- Déontologie professionnelle (notamment secret professionnel et droits de l'usager) ;
- Techniques d'accueil et d'écoute ;
- Sens de l'organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers ;
- Sens du travail en équipe et en partenariat ;
- Force de proposition et prise d'initiative.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience en secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

09/08/2023

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DSFE_6088_C_ADA_Secrétaire de la COTOREP_28 09 2023_BAC.docx (30 Ko)