Informations générales

Référence

2023-590  

Structure d'emploi

DSFE

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de la subdivision

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire de la subdivision des ISLV veille en collaboration avec le responsable, et sous son autorité à faciliter l'organisation et le fonctionnement de la subdivision. Elle assure l'accueil et la prise en charge des différentes activités de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle. Elle réalise différents travaux administratifs, logistiques et d'assistance liés à l'activité des travailleurs sociaux.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique d'usagers, d'agents ou de partenaires institutionnels ;
- Recevoir, écouter l'usager et l'orienter vers l'interlocuteur adapté ;
- Enregistrer tous courriers « Arrivée » et « départ » et s'assurer de leur transmission aux destinataires concernés ;
- Saisir les informations dans une base de données Excel ;
- Centraliser et coordonner administrativement toutes les informations relatives aux usagers par secteur concerné ;
- Organiser la gestion des dossiers de la subdivision, les classer et les archiver ;
- Effectuer des rappels de réactualisation des situations ;
- Rédiger des notes internes à la subdivision sous couvert du responsable ;
- Produire des états chiffrés ou des statistiques régulièrement ;
- Participer aux réunions d'équipe et en établir un compte rendu.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 02-Iles sous le Vent, 03 - Raiatea (987), UTUROA

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Connaissances des procédures administratives ;
- Connaissance de la légalité des actes administratifs ;
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique ;
- Maîtrise de la rédaction administrative en langue française ;
- Maîtrise de la langue tahitienne ;
- Respect de la confidentialité ;
- Sens de l'accueil ;
- Esprit d'initiative, de créativité et sens aigu de l'organisation ;
- Grande disponibilité d'écoute et de partage des connaissances ;
- Sens du travail en équipe et en partenariat.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

11/12/2023

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DSFE_6054_B_REDA_Secrétaire de la subdivision des I.S.L.V_17 10 2023_BAC.docx (28 Ko)