Informations générales
Structure d'emploi
CHPF
Description du poste
Libellé du poste
Secrétaire comptable
Métier
Moyens généraux - Secrétaire
Fonction
Néant
Filière
Filière administrative et financière
Finalité / Descriptif synthétique
Le secrétaire comptable recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et comptable de la DSN. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il suit, gère les dossiers et assiste le Directeur du Système d'Information et de la Relation Numérique dans l'organisation du travail.
Définition du poste
Temps de travail
Temps complet
Activités principales
1 - Gestion opérationnelle des activités et suivi logistique :
- Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous ;
- Renseigner les tableaux de suivi d'activités ;
- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'événements divers (lieux, matériels, réservations, convocation, etc.) ;
- Faire respecter les règles et les consignes de sécurité liées aux équipements, aux matériels, aux lieux et aux activités.
2 - Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les documents (contrats, conventions, courriers, actes, etc.) ;
- Ventiler le courrier (papier ou électronique) ;
- Dupliquer, relier, classer et archiver les documents ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse.
3 - Accueil physique et téléphonique des partenaires internes et externes :
- Accueillir les visiteurs (partenaires internes et externes) ;
- Recevoir, filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Assister, conseiller et orienter les visiteurs ou correspondants vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
Localisation du poste
Localisation du poste
01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PIRAE
Critères candidat
Niveau d'études min. requis
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialité souhaitable
Secrétariat et comptabilité
Compétences
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration de la Polynésie française en général et de l'établissement en particulier ;
- Être organisé et savoir gérer son temps ;
- Maîtriser les outils et les logiciels bureautiques ;
- Maîtriser les progiciels et les applications internes de gestion ;
- Disposer d'une rigueur méthodologique et organisationnelle ;
- Respecter les obligations de confidentialité, de discrétion et de secret professionnel ;
- Maîtriser la langue française et anglaise ;
- Savoir s'exprimer à l'écrit et à l'oral et détenir une bonne qualité rédactionnelle ;
- Être capable d'analyser et de synthétiser des informations ;
- Maîtriser un vocabulaire technique et professionnel ;
- Respecter les procédures dans son domaine d'activité ;
- Connaître les techniques de base d'assemblage, de classement et d'archivage de documents ;
- Faire preuve d'amabilité, de diplomatie, d'écoute et de courtoisie ;
- Respecter les horaires d'ouverture et de réglementation d'accès aux lieux et à l'information ;
- Connaître et respecter les règles et consignes de sécurité du lieu et des matériels ;
- Connaître et respecter les règles et les procédures liées au protocole ;
- Connaître les techniques de communication ;
- Savoir faire des recherches documentaires ;
- Connaître les nomenclatures comptables ;
- Connaître et appliquer les procédures de la comptabilité publique.
Expérience professionnelle souhaitée
3 ans d'expérience minimum sur un poste équivalent, de préférence en milieu hospitalier, impérative sur tous les aspects de la comptabilité
Vacance du poste
Date de vacance du poste
02/01/2025
Pièces jointes
Document joint
FP_03_CHPF_0184_B_REDA_Secrétaire comptable de la DSN_22 02 2021_BOP.docx (28 Ko)
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