Informations générales

Référence

2023-792  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire d'administration comptabilité

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire d'administration assure les différentes tâches administratives liées au secrétariat des Marchés Publics et Comptabilité

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation ;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents ;
- Gérer le planning de rendez-vous et des réunions ;
- Assurer le suivi et le classement des dossiers ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Participer aux réunions ;
- Réceptionner et envoyer le courrier en externe par :
o Voie postale ;
o Télécopie ;
o Courriel ;
o Dépôt en main-propre.
- Réceptionner et envoyer le courrier administratif en interne :
o Congés ;
o Arrêts maladie ;
o Formation ;
o Fiches de poste ;
o Renouvellements de contrat ;
- Effectuer des photocopies et scanner des documents :
o Sociaux ;
o Administratifs ;
o Documentation, bibliothèque ;
o Certificats médicaux ;
- Commander et réceptionner les fournitures ;
- Participer à la rédaction du rapport annuel d'activité ;
- Actualiser ses connaissances et développer ses compétences dans le cadre de la formation continue ;
- Réaliser les tâches liées à la valorisation des factures ;
- Aider à la gestion des tâches liées à la liquidation et au mandatement.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat et comptabilité

Compétences

- Connaissance et mise en application les techniques d'accueil des usagers (savoir accueillir, écouter, orienter, user de courtoisie et de convivialité)
- Prise d'initiatives et anticipation ;
- Aptitude à travailler en équipe ; esprit d'équipe ;
- Rigueur méthodologique et organisationnelle ;
- Autonomie ;
- Bonne aisance relationnelle ;
- Disponibilité ;
- Bonne présentation ;
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel, sens de la discrétion ;
- Adaptation de son comportement et de sa pratique professionnelle aux situations rencontrées, à l'évolution des connaissances et des techniques ;
- Connaissance des logiciel Excel et Word

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience sur un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

24/04/2024

Pièces jointes

Document joint

FP_03_CHPF_1076_C_ADA_Secrétaire d'administration comptabilité_13 04 2023_BOP.pdf (15 Ko)