Informations générales

Référence

2023-1173  

Structure d'emploi

DRM

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction Poste 655 B FAF

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent gère les activités du secrétariat de direction. Il assiste la direction dans la gestion et l'organisation administrative du service. Il accueille du public et a un rôle d'interface avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Accueillir les visiteurs et les orienter ;
- Recevoir, gérer et filtrer les appels téléphoniques de la direction ;
- Gérer des courriers physiques et électroniques ;
- Rédiger des mails, des courriers, des notes et tout document selon les normes de l'administration ;
- Suivre le traitement des dossiers et le respect des délais ;
- Effectuer l'enregistrement des documents ;
- Gérer les agendas de la direction, prendre et organiser les rendez-vous du directeur et du directeur adjoint ;
- Gérer la communication de la Direction : support, contenu, courrier et demande d'autorisation
- Effectuer l'organisation des réunions (invitations, réservation, matériel, commandes,) ;
- Préparer les déplacements de sa hiérarchie ;
- Assister la direction dans la préparation des dossiers (recueil de documents, sollicitations diverses) ;
- Collecter, exploiter, organiser des informations sous forme de documents de synthèse ;
- Etablir des tableaux de bord ;
- Classer et archiver les documents.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Spécialité souhaitable

Secrétariat et Communication

Compétences

- Rigueur, méthode, conscience ;
- Sens de la dicrétion et de la confidentialité ;
- Connaissance des techniques et règles d'organisation ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédacction ;
- Connaissance des techniques de communication ;
- Connaissance de l'environnement bureautique et des « logiciels » spécifiques du service ;
- Capacité à travailler à un rythme soutenu ;
- Esprit d'initiative et polyvalence ;
- Bon relationnel, sens de la communication.

Expérience professionnelle souhaitée

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Vacance du poste

Date de vacance du poste

13/12/2023

Pièces jointes

Document joint

FP_03_DRM_0655_B_REDA_Secrétaire de direction_23 11 2023_BAC (1).docx (41 Ko)