Informations générales

Référence

2023-483  

Structure d'emploi

SMG

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de direction

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent assure la gestion du secrétariat de direction, recueille, organise et traite la gestion du courrier du service. Il suit et gère les dossiers qui lui sont confiées. Il assure l'accueil physique et téléphonique. Il peut être amené à assister le chef de service dans l'organisation du travail.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer l'organisation logistique de réunions, de déplacements et d'évènements divers (lieux, matériels, réservations, convocations, etc.) ;
- Réceptionner, enregistrer, vérifier des documents (courriers, actes, etc.) et ventiler le courrier ;
- Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais ;
- Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions organisées par la direction ;
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (certificats administratifs, notes administratives, courriers, etc.) ;
- Assurer le suivi des tableaux de bord relatif à l'activité de chaque unité du service ;
- Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse ;
- Assister, conseiller et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Suivre les absences des membres de la direction et des responsables (arrêts maladies, congés, missions, formations) ;
- Diffuser des informations ou documents.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Notion d'organisation et de gestion du temps ;
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi ;
- Connaître les techniques de secrétariat et de prise rapide de notes
- Connaître les règles de français (orthographe été grammaire)
- Connaître les institutions et des procédures internes à l'administration ;
- Technique d'organisation d'une réunion ;
- Maîtriser les outils de bureautique et la messagerie électronique ;
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques ;
- Avoir le sens de la discrétion et le respect de la confidentialité ;
- Posséder un bon relationnel et savoir travailler en équipe ;
- Savoir gérer des situations de stress et d'agressivité.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience en secrétariat

Vacance du poste

Date de vacance du poste

05/07/2023