Informations générales

Référence

2023-1247  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire de la section formation

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent accueille, informe et oriente les usagers de la section formation. Il réalise des activités d'assistance administrative et de logistique afin de soutenir l'équipe dans l'organisation du travail et la gestion des dossiers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Accueil, information et orientation
 Gérer la plateforme de réception, réaliser l'accueil et l'orientation des usagers vers l'interlocuteur compétent
 Réceptionner, traiter et/ou orienter les appels téléphoniques, courriers et courriels de la section
 Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous
 Préparer et transmettre les messages d'invitation aux différentes réunions (SMS, courriels…)
 Organiser la veille documentaire des zones d'accueil (panneau d'informations, flyers…)
 Suivre le tableau hebdomadaire de permanence de la section
 Gérer les suivis post-formation et les statistiques afférentes à la section

Traitement administratif des dossiers
 Réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers au départ et à l'arrivée
 Saisir et mettre en forme les documents administratifs de la section
 Réceptionner, vérifier et actualiser les éléments relatifs à la gestion des dossiers (contrats de formation, pièces administratives, justificatifs d'absence des stagiaires, factures des organismes de formation, bilans…)
 Editer les certificats et attestations de formation
 Saisir et mettre à jour les dossiers des stagiaires dans l'application SEFIGEST, le réseau interne et les dossiers physiques
 Mettre à jour les tableaux de bord

Organisation, appui logistique
 Veiller au bon approvisionnement des fournitures de la section
 Préparer les salles de réunion
 Préparer le kit événementiel de la section formation

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat - Assistance administrative

Compétences

- Connaissances de l'organisation et du fonctionnement du service
- Connaissances des dispositifs d'aide du service, notamment en matière de formation
- Connaissance de l'offre de formation du service
- Connaissances des techniques d'accueil et bonne expression orale
- Maîtrise des procédures de création des actes administratifs (individuels et réglementaires)
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Analyse et gestion rapide et cohérente des demandes d'informations
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Utilisation du logiciel métier SEFIGEST
- Techniques de classement et d'archivage
- Connaissance de la gestion électronique des documents (GEDA)
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi d'activité
- Sens du service public, de la discrétion et du devoir de réserve

Expérience professionnelle souhaitée

en secrétariat dans l'administration du Pays

Vacance du poste

Date de vacance du poste

01/12/2023