Informations générales

Référence

2023-668  

Structure d'emploi

SEFI

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire du bureau des programmes

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Le secrétaire recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du bureau des programmes. Il assiste le chef et les agents du bureau dans l'organisation des travaux. Il informe et oriente les usagers.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

Renseigner et orienter le public (accueil physique, téléphonique, courriel)
Traiter le courrier à l'arrivée et au départ
Gérer l'agenda du chef et des agents du bureau
Gérer l'organisation logistique des réunions, déplacements et évènements divers
Préparer, saisir, mettre en forme, éditer des documents (courriers, rapports, publications, supports de présentation, appels d'offres, conventions de formation, etc.)
Classer et archiver les documents
Renseigner des documents de suivi d'activité

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

BAC assistant de direction ou équivalent

Compétences

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la structure
- Connaissance des techniques d'accueil et bonne expression orale
- Maîtrise des procédures de création des actes administratifs (individuels et réglementaires)
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Capacité à analyser et gérer rapidement et de façon cohérente les demandes d'informations
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, etc.)
- Aptitude à utiliser le logiciel métier SEFIGEST
- Techniques de classement et d'archivage
- Connaissance de la gestion électronique des documents (GEDA)
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi d'activité
- Sens du service public et du devoir de réserve

Expérience professionnelle souhaitée

en secrétariat dans l'administration du Pays

Vacance du poste

Date de vacance du poste

08/01/2024