Informations générales

Référence

2023-807  

Structure d'emploi

CHPF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire médical

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'unité médico-judiciaire du Centre Hospitalier de la Polynésie française assure, sur demande de la justice, les examens médico-légaux de personnes majeures ou mineures victimes de violences.
Le secrétaire médical participe à la prise en charge globale du patient requérant et assure la conformité de son parcours. Il contribue au bon fonctionnement administratif de l'unité.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Gérer tous types de dossiers (médicaux, facturation, etc.) ;
- Traiter des informations médico-judiciaires en collaboration avec les professionnels du CHPF et l'ensemble des services partenaires (justice, police, gendarmerie, etc.) ;
- Programmer des examens et des consultations ;
- Participer à la prise en charge globale du patient en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire.
- Réaliser les tâches quotidiennes :
 Réguler les appels téléphoniques (Examens liés à la route, GAV, CMI ITT, examens externes et levées de corps) ;
 Participer à l'accueil présentiel des victimes ;
 Gérer des rendez-vous en collaboration avec le médecin et l'infirmier ;
 Gérer du courrier : frappe du courrier, compte-rendu de réunion, rapport d'activité, statistiques ;
 Gérer des courriels : envoie des certificats, envoi des réquisitions ;
 Faire un suivi des dossiers : classement des dossiers (cf. guide d'utilisation), rédaction rapport ML ;
 Communiquer un dossier dans le respect de la procédure ;
 Réceptionner, trier et diffuser du courrier ;
 Gérer des documents spécifiques au service en lien avec le cadre administratif et la reprographie :
 Evolution vers IML pour les envois de certificats et réception de conclusions d'autopsie.
o Régulières :
 Contribuer à l'activité d'enseignement et/ou de recherche ;
 Participer aux groupes de travail dans le cadre de l'amélioration de la qualité de soin ;

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PIRAE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement du système de santé et ses enjeux ;
- Connaissance des techniques de documentation ;
- Connaissance de la culture internet ;
- Connaissance de son environnement professionnel et socio-économique ;
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale ;
- Connaissance des techniques liées à son domaine d'activités ;
- Connaissance et application des techniques de classement, de conservation et d'archivage ;
- Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques.

Compétences opérationnelles :
- Connaissance et mise en application des techniques d'accueil des usagers (accueillir, écouter, orienter, user de courtoisie et de convivialité) ;
- Prise des messages ;
- Enregistrement et classement les documents ;
- Aptitude à travailler en équipe ; esprit d'équipe ;
- Apport d'une réponse personnalisée ;
- Réalisation des synthèses ;
- Connaissances techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, rédaction de documents administratifs, etc.)
- Evaluation et hiérarchisation des besoins ;
- Structuration de son travail ;
- Respect des délais de transmission des documents ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Gestion des aléas.

Compétences comportementales :
- Rigueur méthodologique et organisationnelle, sens du temps et des priorités ;
- Bonne aisance relationnelle ;
- Prise d'initiatives et anticipation ;

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience sur un poste similaire

Vacance du poste

Date de vacance du poste

02/01/2024

Pièces jointes

Document joint

FP_03_CHPF_2165_B_REDA_Secrétaire médical_UMJ_24 03 2023_BOP.pdf (33 Ko)