Informations générales

Référence

2024-1397  

Structure d'emploi

DAF

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent est chargé de gérer l'accueil physique et téléphonique de la direction. Il assure la gestion du flux des courriers de la direction des affaires foncières (courrier entrant et sortant), assure l'imputation des courriers aux différentes sections, veille à la mise en œuvre des préconisations de la direction en matière de courrier de la DAF. Il tient l'agenda du directeur, suit et gère tous les dossiers du service qui sont soumis au ministre de tutelle et au Conseil des Ministres.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Gérer l'accueil physique et téléphonique de la direction ;
- Assurer le suivi de l'exécution des tâches d'enregistrement des courriers arrivants et partants de la DAF ;
- Assurer l'imputation des courriers aux différentes sections de la DAF ;
- Assurer des tâches de reprographie ;
- Tenir l'agenda du directeur, prendre et organiser des RDV et réunions ;
- Gérer, vérifier et valider les dossiers soumis sur la plateforme LEXPOL ;
- Vérifier les courriers et documents soumis au directeur ;
- Imprimer et transmettre les dossiers au secrétariat du Conseil des Ministres ;
- Vérifier, imprimer et soumettre les dossiers transmis par les subdivisions au directeur.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), PAPEETE

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialité souhaitable

Secrétariat

Compétences

- Maîtriser les règles et procédures administratives relatives aux circuits de documents ;
- Maîtriser les techniques de base du tri et du classement ;
- Posséder de bonnes capacités rédactionnelles et savoir mettre en forme les documents ;
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) ;
- Maîtriser Mata'ara ;
- Gestion électronique de documents administratifs (GEDA)
- Connaître l'organisation de l'administration de la Polynésie française ;
- Être capable de travailler en équipe ;
- Être réactif, méthodique, organisé, rigoureux et consciencieux ;
- Gérer les urgences et les priorités ;
- Avoir le sens du service public.

Expérience professionnelle souhaitée

expérience professionnelle souhaitée

Vacance du poste

Date de vacance du poste

15/01/2024