Informations générales

Référence

2023-983  

Structure d'emploi

DSFE

Description du poste

Libellé du poste

Secrétaire

Métier

Moyens généraux - Secrétaire

Fonction

Néant

Filière

Filière administrative et financière

Finalité / Descriptif synthétique

Sous l'autorité du responsable de circonscription et dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle, l'agent assure l'accueil du public et la prise en charge des différentes activités de secrétariat. Il réalise différents travaux administratifs, logistiques et d'assistance liés à l'activité des travailleurs sociaux, du psychologue et du responsable.

Définition du poste

Temps de travail

Temps complet

Activités principales

- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique d'usagers, d'agents ou de partenaires institutionnels ;
- Recevoir, écouter l'usager et l'orienter vers l'interlocuteur adapté ;
- Enregistrer tous courriers « arrivée » et « départ » et s'assurer de leur transmission aux destinataires concernés ;
- Informer et faciliter l'accès aux documents nécessaires pour toutes démarches administratives ;
- Saisir les informations dans une base de données et s'assurer d'une mise à jour régulière des tableaux de suivis ;
- Réaliser, mettre à jour et en forme des travaux de bureautique notamment la mise en page des entêtes des documents administratifs et des documents de communication interne ;
- Assurer le suivi de tous documents administratifs ;
- Assurer la mise à jour régulière des tableaux d'organisation interne ;
- Dupliquer, et relier les documents ;
- Classer, ranger et archiver et numériser les dossiers de la circonscription ;
- Participer à l'élaboration des états chiffrés ou des statistiques.

Localisation du poste

Localisation du poste

01-Polynésie française, 01-Iles du Vent, 01 - Tahiti (987), FAA'A

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialité souhaitable

BAC Secrétariat

Compétences

- Connaître les procédures administratives ;
- Avoir une connaissance de la légalité des actes administratifs ;
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, etc.) ;
- Maîtriser la rédaction administrative en langue française ;
- Maîtriser la langue tahitienne ;
- Respect de la confidentialité ;
- Sens de l'accueil ;
- Avoir un esprit d'initiative, de créativité et un sens aigu de l'organisation ;
- Avoir une grande disponibilité d'écoute et de partage des connaissances ;
- Rigueur et soin dans son travail ;
- Sens du travail en équipe et en partenariat.

Expérience professionnelle souhaitée

Expérience sur un poste similaire de 2 à 3 ans

Vacance du poste

Date de vacance du poste

07/08/2024